Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures avec OCR en 2023

La reconnaissance automatique des factures avec OCR (ou Reconnaissance Optique de Caractères en français) est une technique qui permet de scanner et de convertir automatiquement les données textuelles d’une facture en un format numérique qui peut être traité par des logiciels. Cette technologie est souvent utilisée dans les entreprises pour automatiser les tâches de traitement des factures et améliorer l’efficacité des processus de comptabilité et de gestion de documents.

Sommaire

1. Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures avec OCR ?
2. Quels sont les outils à utiliser pour la reconnaissance automatique des factures ?
3. Quels sont les avantages de l’OCR ?
4. Quels sont les inconvénients de l’OCR ?

Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures avec OCR ?

La reconnaissance automatique des factures avec OCR implique plusieurs étapes. Celles ci peuvent varier légèrement selon les logiciels et les systèmes utilisés. Voici les étapes de base :

1. Numérisation : la facture papier est numérisée à l’aide d’un scanner ou d’un appareil photo.
2. Prétraitement : l’image numérisée est analysée pour supprimer les imperfections, tels que les taches, les plis ou les ombres, qui pourraient affecter la qualité de la reconnaissance des caractères.
3. Segmentation : l’image est divisée en zones de texte qui correspondent à des champs spécifiques de la facture, tels que le nom du fournisseur, la date, le montant total, etc.
4. Reconnaissance optique de caractères : chaque zone de texte est analysée et les caractères sont reconnus à l’aide de techniques d’OCR.
5. Validation : le logiciel vérifie la validité des informations extraites, en le comparant à des modèles ou des bases de données de référence. Si une information est manquante ou incorrecte, le logiciel peut demander une confirmation ou une correction de la part de l’utilisateur.
6. Exportation : les informations extraites sont exportées vers un système de gestion de documents ou de comptabilité, où elles peuvent être utilisées pour automatiser les tâches de traitement des factures.

Quels sont les  outils OCR recommandés ?

Il existe de nombreux outils disponibles pour la reconnaissance automatique des factures avec OCR. Voici quelques exemples d’outils populaires :

1. LightPDF : LightPDF offre une plateforme gratuite pour convertir des factures et images en fichier éditable comme Word, Excel, PDF, etc. Facile à utiliser et avec une interface simple, il suffit d’importer la facture à traiter sur le site et patientez quelques instants. Le traitement se fait automatiquement !
2. Abbyy FlexiCapture : Abbyy FlexiCapture est une plateforme de capture de données et d’OCR qui permet de traiter automatiquement les factures entrantes et de récupérer les informations clés pour la comptabilité.
3. Adobe Acrobat DC : Adobe Acrobat DC est un logiciel de traitement de documents qui offre des fonctionnalités OCR pour extraire les informations des factures.
4. UiPath : UiPath est une plateforme RPA (Robotic Process Automation) qui permet d’automatiser le traitement des factures à l’aide de l’OCR.
5. Rossum : Rossum est une plateforme de traitement des documents basée sur l’IA (Intelligence Artificielle) qui utilise l’OCR pour extraire les données des factures et les valider automatiquement.

Il est important de noter que chaque outil a ses propres caractéristiques et fonctionnalités, et qu’il est important de choisir un outil qui convient aux besoins spécifiques de votre entreprise. Toutefois, parmi les outils cités plus haut, LightPDF est le seul programme OCR gratuit ici face aux autres outils qui sont tous payants !

Quels sont les avantages de l’OCR ?

L’utilisation de l’OCR pour la reconnaissance automatique des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

• Gain de temps : La reconnaissance automatique des factures avec OCR permet de gagner du temps en automatisant les tâches de traitement des factures.
• Réduction des erreurs : L’OCR élimine les erreurs de saisie de données humaines, telles que les fautes de frappe ou les erreurs de lecture.
• Amélioration de la productivité : En réduisant les délais de traitement des factures et en éliminant les erreurs, l’OCR permet d’améliorer la productivité des employés et de l’entreprise dans son ensemble.
• Réduction des coûts : L’OCR peut aider à réduire les coûts liés au traitement des factures en réduisant le temps et les ressources nécessaires pour traiter manuellement les factures.
• Amélioration de la précision des données : L’utilisation de l’OCR pour la reconnaissance des factures permet de garantir que les données sont précises et à jour, ce qui est essentiel pour la gestion des finances et la prise de décisions commerciales.

Quels sont les inconvénients de l’OCR ?

Bien que la reconnaissance automatique des factures avec OCR présente de nombreux avantages, il existe également des inconvénients à prendre en compte. Voici quelques-uns des inconvénients les plus courants de l’OCR :

• Précision limitée : Bien que les logiciels OCR soient de plus en plus précis, il est possible que certaines erreurs se produisent dans la reconnaissance des caractères, en particulier lorsque la qualité de la numérisation est médiocre ou lorsque la facture présente des mises en forme complexes.
• Langues et polices de caractères limitées : Certains logiciels OCR peuvent avoir des difficultés à reconnaître des caractères dans des langues ou des polices de caractères spécifiques. Les utilisateurs doivent vérifier que le logiciel est capable de reconnaître les caractères de la langue et de la police de caractères utilisés dans leurs factures.
• Coût : Les logiciels OCR peuvent être coûteux, surtout pour les petites entreprises ou les entreprises qui ont un volume de facturation relativement faible. Les outils d’OCR pour la reconnaissance automatique des factures sont de plus en plus disponibles, sous forme de logiciels, de services cloud et de plateformes d’automatisation de processus métier. En fin de compte, elle peut aider les entreprises à améliorer leur productivité, leur efficacité et leur rentabilité.

Les outils d’OCR pour la reconnaissance automatique des factures sont de plus en plus disponibles, sous forme de logiciels et de services cloud. En fin de compte, elle peut aider les entreprises à améliorer leur productivité, leur efficacité et leur rentabilité.